Система электронного документооборота DIRECTUM

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом. Поэтому переход на электронный документооборот — решение, повышающее производительность, прозрачность бизнеса, сокращающее издержки и трудоемкость процессов. Когда вы принимаете это решение, вы выбираете подходящую вашей компании СЭД.

Если вы выбрали систему DIRECTUM из множества подобных систем, то будет полезным прочитать эту статью дальше.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Как развивалась система DIRECTUM?

Немного истории, переходя по cсылкам в таблице можно узнать, какие именно изменения происходили в версиях системы DIRECTUM.

Дата выпуска Версия системы 
02.2003 1.0
11.2003 2.2
01.2004 Lite
04.2004 2.3
01.2005 3.1
10.2005 4.0
12.2005 4.1
10.2006 4.2
01.2007 4.3
04.2007 4.3.1
08.2007 4.4
11.2007 4.4.1
05.2008 4.5
11.2008 4.5.1
07.2009 4.6
12.2009 4.6.1
11.2010 4.7
12.2011 4.8
10.2012 4.9
02.2013 4.9.1
02.2014 5.0
01.2015 5.1
12.2015 5.2
08.2016 5.3

 

Состав системы DIRECTUM:

Платформа и компоненты DIRECTUM обеспечивают гибкость и масштабируемость решений, территориально распределенную работу, интеграцию с корпоративным окружением, широкие возможности управления контентом, простоту использования и удобство доступа к системе.

Архитектура DIRECTUM строится на собственной платформе IS-Builder

Серверная часть системы DIRECTUM работает только на Microsoft SQL Server, а клиентская часть на Microsoft Windows, имеется веб-доступ, мобильные решения и другие службы. Важно отметить, что клиентская часть системы DIRECTUM является 32-х разрядной и при работе с большим количеством записей или операций может произойти достижение максимально доступных значений выделенных ресурсов для 32-х разрядных приложений, соответственно может появиться сообщение об этом (в обычных рабочих условиях такая ситуация практически не встречается).

Адаптация системы DIRECTUM

В основе системы DIRECTUM лежит открытый и предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Открытость IS-Builder позволяет адаптировать систему DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и проводить ее интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика.
Основные возможности инструмента разработки IS-Builder:

  • задание состава типов карточек электронных документов;
  • разработка состава и структуры данных справочников;
  • встроенный язык программирования ISBL с развитой объектной моделью и богатым набором функций; возможность создания собственных функций;
  • настройка формы карточек справочников и электронных документов; задание бизнес-логики поведения карточек на основе механизма событий;
  • настройка ленты для карточек типов справочников и документов;
  • удобная разработка блоков типовых маршрутов с возможностью их повторного использования и переноса между системами;
  • настройка различных отчетов с использованием Microsoft Excel, Microsoft Word и веб-браузера; возможность проведения многомерного анализа данных и т.д.

Где хранятся документы физически?

Есть всего 2 варианта: либо документы хранятся в базе данных либо в файловом хранилище. Для работы файлового хранилища используется отдельная служба файловых хранилищ и приобретается она отдельно (необходимо наличие серверной лицензии службы файловых хранилищ).
Необходимо отметить, что в случае размещения документов в базе данных SQL со временем размер базы будет расти и будет измеряться сотнями ГБ, что приводит к более длительному процессу резервного копирования и восстановления документов из базы. В случае использования файлового хранилища необходимо производить резервное копирование и базы данных и файлового хранилища, но восстановить файл из файлового хранилища намного проще и быстрее, чем из базы данных. Ещё одной особенностью использования базы данных в качестве хранения документов является ограничение на размер заносимого файла в систему, он не должен превышать 100 Мб, а в случае использования файлового хранилища ограничения на размер файлов отсутствует.
В последние время стало модно хранить документы в облаках и у DIRECTUM есть SaaS-решение для управления документами и взаимодействием DirectumRX, но это уже другая история.

О покупке лицензий

Потребуется, как минимум приобрести 1 серверную лицензию, а минимальное количество базовых клиентских лицензий на экземпляр системы – 5. Существует три версии DIRECTUM: Lite, Standart и Enterprice – они отличаются по количеству пользователей работающих в системе и самое главное ценой (конечно же есть и другие отличия между этими версиями).
При желании можно приобрести серверную лицензию “Веб-Доступ” для работы через браузер (в вариантах поставки Standart и Enterprice серверная лицензия “Веб-Доступ” включает в себя функционал мобильного веб доступа).
Рекомендуется сразу приобрести клиентскую лицензию разработчика для адаптации системы собственными силами под свои нужны при наличии разработчика и если есть необходимость в адаптации.
Но есть нюансы с базовыми лицензиями , о которых следует знать, например, потребовалось организации к имеющимся 100 базовым лицензиям докупить ещё 2 лицензии, а это сделать не получится – такова политика вендора. Приобрести можно только пакет базовых клиентских лицензий, а это обойдётся уже гораздо дороже, чем 2 необходимые лицензии. Более того, стоимость пакета базовых лицензий войдет в стоимость при расчете продления абонемента по истечении текущего абонемента.
Существует много дополнительных модулей системы DIRECTUM, а также есть не маленький каталог технических решений – они покрывают большую часть сфер деятельности организаций, в том числе доступны и мобильные решения DIRECTUM.

Обновление версии системы DIRECTUM

Для получения новых версий необходимо наличие действующего Абонемента на новые версии системы DIRECTUM. Абонемент представляет собой право использования новых версий системы, вышедших в период его действия. В период действия Абонемента компания DIRECTUM предоставляет гарантию работоспособности ПО. Поставку Абонемента может осуществлять как непосредственно компания DIRECTUM, так и ее партнеры в рамках договора на сопровождение. Наличие абонемента дает Доступ к базе знаний с ответами на часто задаваемые вопросы. Необходимо отметить, что для того чтобы обновить систему на предприятии до новой версии необходимо произвести процедуру конвертации системы до новой версии, а не простой процесс и не быстрый (не всегда целесообразно производить обновление, т.к. потребуется обновление серверной части и обновление клиентской части на всех компьютерах пользователей). Для получения дистрибутива новой версии при наличии действующего абонемента необходимо обратиться в техподдержку DIRECTUM с запросом предоставления новой версии DIRECTUM. После обработки техподдержкой DIRECTUM запроса о предоставлении новой версии DIRECTUM на сайте https://support.directum.ru в разделе “Документы и файлы” появится дистрибутив новой версии, конвертер до новой версии, а также в разделе “Ключи” появится разрешение на генерацию ключа системы DIRECTUM для предоставленной версии дистрибутива. При наличии клиентской лицензии разработчика будет доступно дополнительное разрешение на генерацию ключа для разработки, настройки и тестирования. После обновления на новую версию серверной части DIRECTUM необходимо сгенерировать ключ для регистрации системы DIRECTUM на сайте https://support.directum.ru, где в разделе “Ключи” должно быть доступно соответствующее разрешение на генерацию ключа.

Стоимость и порядок приобретения Абонемента на новые версии системы DIRECTUM

При первичной покупке системы DIRECTUM клиентам предоставляется Абонемент на новые версии системы DIRECTUM сроком на 1 год. В дальнейшем его необходимо приобретать регулярно, так как он имеет непрерывный характер, т.е. очередной Абонемент действует с момента окончания срока действия предыдущего, независимо от даты его приобретения.
При покупке дополнительных лицензий срок действия Абонемента не продляется, стоимость последующего Абонемента будет рассчитана с учетом докупленных лицензий. При увеличении количества базовых клиентских лицензий в течение срока использования системы DIRECTUM, стоимость каждого последующего Абонемента системы уменьшается за счет объединения базовых лицензий в пакеты большей значимости.

В состав Абонемента не включаются технические решения компании DIRECTUM или ее партнеров, исключения составляют только технические решения iDecide и DIRECTUM Solo. Следовательно, в рамках Абонемента DIRECTUM клиенту предоставляется возможность обновления версий технических решений iDecide и DIRECTUM Solo.

Абонемент может приобретаться на год или квартал или как новая версия системы:

  1. Абонемент на новые версии сроком 1 квартал: 6% от текущей стоимости ПО.
  2. Абонемент на новые версии сроком 1 год: 20% от текущей стоимости ПО.
  3. Новая версия системы (при отсутствии абонемента): 50% от текущей стоимости ПО.

Если у Клиента срок действия последнего Абонемента закончился год назад, то для восстановления сопровождения необходимо оплатить просроченный период и приобрести новый Абонемент на текущий год. Таким образом, стоимость нового Абонемента составит 40% (20+20%) от стоимости ПО по текущему прайс-листу Поставщика.
Если продление срока действия Абонемента просрочено на два года и более, то возможно приобретение разового обновления системы, т.е. получение новой версии системы за 50% стоимости имеющегося программного обеспечения DIRECTUM. При разовом обновлении клиентам также предоставляется Абонемент сроком действия на один год с даты оплаты права на новую версию.
При переходе с одного варианта поставки DIRECTUM на другой (Lite -> Standard, Standard -> Enterprise, Lite -> Enterprise) действующий Абонемент не переоформляется. Право на получение новых версий системы и гарантия работоспособности ПО предоставляются в рамках действующего Абонемента. Измененный вариант поставки, общий состав и количество приобретенного ПО учитываются в Абонементе, который формируется по истечении срока текущего Абонемента.

Что можно сказать о службе поддержки DIRECTUM?

Служба поддержки DIRECTUM действительно есть и она действительно работает, т.е. решает возникшие проблемы у клиента, в том числе и исправляет ошибки в ПО, но только при наличии у клиента действующего абонемента.

Виды поддержки и услуги, оказываемые при наличии абонемента:

Виды поддержки
С абонементом
Без абонемента
Новые версии ПО DIRECTUM
+
-
Гарантия работоспособности ПО
Инцидентная поддержка
+
-
Запросы на обслуживание
+
+
Диагностика общего состояния системы DIRECTUM
+
-
Полный доступ к сайту поддержки DIRECTUM
+
-
Доступ на сайт сообщества DIRECTUM
+
+
Доступ к базе знаний
+
-
Услуги службы поддержки
Консультации пользователей, администраторов и разработчиков
Доступны по сниженным ценам
+

 

Компания DIRECTUM поддерживает Интернет-ресурс DIRECTUM Club – сайт сообщества DIRECTUM. Ресурс является площадкой для общения и обмена опытом участников сообщества. Ресурс не заменяет службу техподдержки и сайт support.directum.ru

В статье использованы материалы с сайта www.directum.ru, где можно найти более подробную информацию о системе DIRECTUM.

 

(с) Сергей Иванов, для сайта techescort.ru

использование полностью или частично без письменного разрешения автора не допускается.